Häufig gestellte Fragen

Coordinator ist eine Fallmanagement- und Dokumentationssoftware, die speziell für die Schulsozialarbeit, Jugendarbeit und soziale Einrichtungen entwickelt wurde. Sie ersetzt Papierakten, Excel-Tabellen und verstreute Dokumente durch ein zentrales System für Fallakten, Gesprächsnotizen, Maßnahmenplanung und Berichtswesen.

Coordinator richtet sich an Fachkräfte und Teams in der Kinder- und Jugendhilfe – insbesondere Schulsozialarbeiter:innen, Träger der Jugendarbeit sowie deren Leitung, Koordination und Verwaltung. Die Software unterstützt sowohl Einzelpersonen als auch Teams mit gemeinsamer Fallverantwortung.

Papier und Excel-Tabellen verteilen Informationen über mehrere Orte und erschweren die teamweite Übersicht, das Berichtswesen und die Nachvollziehbarkeit. Coordinator bündelt Fallakten, Gesprächsverlauf und Dokumente in einem System, mit einheitlichen Vorlagen, automatischen Auswertungen und rollenbasierten Zugriffsrechten – Informationen bleiben konsistent und abrufbar, und Berichte an Fördergeber oder Behörden sind in Minuten statt Stunden erstellt.

Ja. Coordinator wird in Deutschland auf EU-Infrastruktur gehostet, mit verschlüsselter Datenspeicherung und -übertragung, rollenbasierter Zugriffskontrolle und Protokollierung. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) sind fester Bestandteil unserer Vertragsunterlagen.

Ja. Die Falldokumentation und das Berichtswesen von Coordinator wurden mit direkter Beteiligung deutscher Fachkräfte der Sozialen Arbeit entwickelt, unter Berücksichtigung von §11 (Jugendarbeit) und §13 (Jugendsozialarbeit) SGB VIII. Fallakten, Maßnahmen und Statistiken entsprechen den Dokumentationsanforderungen von Schulsozialarbeit-Fachkräften, Fördergebern und Jugendämtern in Deutschland.

Die Daten werden in Deutschland, in einem EU-Rechenzentrum, gespeichert.

Sensible Felder werden verschlüsselt, Daten werden über verschlüsselte Verbindungen übertragen, und der Zugriff wird über Benutzerrollen gesteuert, sodass Mitarbeitende nur die für sie relevanten Fälle und Informationen sehen. Die Protokollierung greift überall dort, wo personenbezogene Daten betroffen sind: Jede Aktion an der Akte einer Einzelperson wird protokolliert, ebenso der Zugriff auf Kontaktdaten innerhalb von Geschäfts- oder Partnerdatensätzen. Allgemeine Geschäfts- oder Partnerdatensätze ohne Personenbezug werden standardmäßig nicht protokolliert – Einrichtungen können jedoch jeden Datensatz als personenbezogen kennzeichnen, um ihn derselben Protokollierung zu unterstellen.

Der Zugriff ist rollenbasiert. Einrichtungen können Berechtigungen so konfigurieren, dass Fachkräfte, Teamleitungen, Verwaltung und – sofern erforderlich – externe Partner jeweils nur das sehen, was ihrer Rolle entspricht.

Ja – wir empfehlen unseren Kund:innen einen kostenlosen Testzeitraum, um sicherzustellen, dass sich das System auf die eigenen Anforderungen konfigurieren lässt. Eine persönliche Demo ist ebenfalls möglich. Demo anfragen

Sobald die Konfigurationsanforderungen und die benötigten Nutzer:innen abgestimmt sind, kann das Testsystem innerhalb weniger Tage einsatzbereit sein. Beim Testsystem handelt es sich um eine voll funktionsfähige Kopie unserer Software. Nach Ablauf des vereinbarten Testzeitraums können Sie bei Interesse entweder das bestehende System weiter nutzen, oder wir richten ein neues System für Sie ein.

Coordinator wird als SaaS-Lösung angeboten. Das bedeutet, dass die Kosten jährlich in Rechnung gestellt werden, wobei alle Hosting- und allgemeinen Supportleistungen im Preis inbegriffen sind. Unsere Basislizenz gilt für 10 Nutzer:innen und liegt bei 21,30 Euro (Netto) pro Nutzer:in pro Monat. Der Preis sinkt mit wachsender Teamgröße, und die Gesamtkosten hängen zusätzlich von den benötigten Modulen ab – da die Anzahl der Fachkräfte, die bestimmte Module wie SSA oder Dokumente benötigen, den Preis individuell beeinflusst, erstellen wir immer ein maßgeschneidertes Angebot. Demo anfragen für ein Angebot passend zu Ihrer Einrichtung.

Ja – der Softwarepreis beinhaltet vollständigen Support und Hosting. Sobald Ihre spezifischen Anforderungen geklärt sind, sind Schulung und weitere Bedürfnisse, zum Beispiel individuelle Auswertungen, Bestandteil unseres Angebots.

Coordinator umfasst strukturierte Fallakten, Gesprächs- und Verlaufsnotizen, Maßnahmenplanung, Dokumentenspeicher, Kontaktverwaltung für Schüler:innen, Eltern, Lehrkräfte und Kooperationspartner, automatisches Dashboard, Statistiken, Jahresberichte und konfigurierbare Benutzerrollen – alles in einem System.

Ja. Coordinator erstellt automatische Berichte zu Fallzahlen, Beratungsanlässen, Maßnahmen und Zielgruppen, mit Exportfunktionen und individuellen Filtern nach Zeitraum, Falltyp oder Zielgruppe. Bei Bedarf sind zusätzliche individuelle Auswertungen möglich.

Coordinator ist weitgehend konform mit WCAG 2.2 Level AA, BITV 2.0 (Deutschland) und eCH-0059 (Schweiz). Da WCAG 2.2 AA über die Anforderungen von WCAG 2.1 AA hinausgeht, gilt diese Aussage auch für die Konformität mit allen drei Standards. Barrierefreiheit ist ein fortlaufender Bestandteil unserer Produktentwicklung – den aktuellen Status finden Sie auf unserer Seite Barrierefreiheit.